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Relevancia de sus contenidos

Es indudable la importancia de hacer accesible nuestra web y de que todos sus elementos lo sean por igual, como es el caso de los PDF que contenga, pues estos documentos pueden ampliar la información que mostramos o dar la opción de guardar los contenidos en este formato para consultarlos más adelante o imprimirlos. Tienen, pues, la misma relevancia que el resto de contenidos de nuestra web.

Pero al hablar de accesibilidad no nos referimos sólo a que puedan consultarlos personas que posean una discapacidad, pues si alguien consulta el documento en un móvil o en un ordenador en el que no esté instalado un lector PDF, y no tenga posibilidad de descargarlo ni instalarlo, tampoco podrá acceder a esta información.

No abusar de su uso

Es aconsejable utilizar los PDF sólo para:

• ampliar información sobre un tema, como ya apuntamos,
• contenidos demasiado extensos para ser leídos en la web,
• documentos que deban guardar un formato, estructura y características concretas (manuales, documentos oficiales, plantillas...)
• aquellos que han sido creados para ser imprimidos (como impresos y formularios).

Pero siempre usados con moderación, pensando siempre en la utilidad que tendrán para el usuario y no en aumentar el "espacio" de nuestra web, pues no por tener más contenidos estos van a ser mejores.

Integrar bien los PDF:

Comprendidos sus beneficios y la necesidad de su uso, al integrar los PDF en nuestra web, es necesario, en primer lugar, darles un nombre adecuado (acorde a su contenido y descriptivo); y aportar al usuario la mayor información posible del documento al que le remitimos, por lo que debemos indicar:

• Que es un enlace a un PDF (mediante un texto o icono reconocible)
• Que para su visualización es necesario un lector de PDF, e indicaciones sobre cómo obtenerlo e instalarlo (dónde descargar el programa)
• Su tamaño (y advertir si este es elevado, para quien utilice una conexión de baja velocidad)
• Si se abrirá en una nueva ventana o se cargará en la misma (pues la opción de abrir o guardar el PDF dependerá del navegador y del sistema operativo que estemos utilizando, entre otros factores)

Recomendable es también:

• Acompañar el enlace al PDF con un esquema, texto explicativo o resumen de su contenido (en el que se encuentren las máximas palabras clave posibles), lo que permitirá al usuario saber si le interesa o no.
• Ofrecer una versión alternativa al PDF siempre que sea posible (En este sentido hay que tener en cuenta que los formatos RTF y DOC no son opciones demasiado accesibles porque siguen necesitando software externo para abrirlos y además no son libres) o, al menos, que pueda exportarse como HTML, XML y TXT.

En conclusión:

Nuestra web debe cumplir los requisitos de accesibilidad de Nivel DobleA de las directrices de accesibilidad para el contenido web 1.0 del W3C-WAI en toda su extensión. No vale la salvedad "Web accesible salvo por los PDF" pues estos pueden y deben ser también accesibles y en el siguiente artículo se darán unas directrices de creación de PDFs accesibles para desarrolladores. (Parte II: Cómo generar PDFs accesibles)

Enlaces de utilidad y Bibliografía:

• Adobe: Centro de recursos de accesibilidad. Información de Adobe sobre las características de accesibilidad del formato PDF.
• Adobe Reader
• Adobe Acrobat
• Antonio Barranco: "Contenidos PDF en la web: Ventajas e inconvenientes"
• "Guía Accesibilidad en Documentos PDF", de INTECO (Instituto Nacional de Tecnologías de la Comunicación). Ofrece a los desarrolladores las pautas necesarias para generar y configurar las características de los PDF para que sean accesibles; así como para corregir los generados anteriormente o por terceras personas, y herramientas de análisis y corrección de accesibilidad.
• Introducción a la Accesibilidad Web, en W3C
• Olga Carreras: "PDF accesibles (1 y 2)". Explica de manera clara y concisa cómo hacer que los PDF sean accesibles: cómo realizar correctamente enlaces a un fichero PDF, qué alternativa accesible ofrecer y cómo hacer el propio PDF accesible.

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